הפקת כנס משפטי מקצועי לעורכי דין – כל התשובות לכל השאלות
קיום של כנס משפטי לאנשי החוק והמשפט במדינת ישראל טומן בחובו אפשרויות רבות לשיתופי פעולה פוריים ורשת חברתית עסקית (נטוורקינג), מקור בלתי נלאה להעברת ידע וכלים והעשרה מקצועית ויצירת חיבורים בלתי אמצעיים בין בעלי המקצוע השונים בתחום.
כאשר מתבקשים לעסוק בתכנון והפקה של אירוע או כנס משפטי עבור עורכי דין ומשפטנים, חשוב לזכור את רמת המשתתפים ובהתאם לכך להקפיד על סטנדרטים גבוהים ומכבדים הן של רמת האירוח והן של התוכן והעומק שיוצע להם במהלך אירוע.
להלן מספר מישורים מרכזיים שיש לדון בהם היטב מבעוד מועד:
לוגיסטיקה ולוקיישן:
תכנון כל אירוע מתחיל בלוגיסטיקה המורכבת וההכרחית. בחירת מרכז או אולם כנסים מתאים, עוצמתי ומכבד, במיקום נוח ונגיש, הכולל את כל האלמנטים הדרושים לאירוע: קייטרינג ומשקאות, אפשרות הצגת תכנים דיגיטליים, מרחב לדינמיקה חופשית לצד מקומות ישיבה וכמובן עמדה/במה לנואמים ולהעברת הערכים והתכנים המקצועיים. אולמות כנסים ייעודיים לרוב יספקו את המענה הטוב ביותר, כאשר חשוב להתאים את המקום על פי גודל האירוע וכמות המשתתפים המתוכננת.
תוכן רלוונטי:
ביצירה של אירוע מקצועי מכל סוג נכון למצוא את המינון המתאים שבין העברת תוכן מקצועי רלוונטי לבידור והנאה גרידא. חשוב להגדיר מראש את מטרת הכנס ולהתאים את התוכן לייעוד ולהשגת המטרה. במידה ונבחרה הרצאה משפטית חשוב לוודא כי מדובר במרצה הנתפס כאורים ותומים בתחומו, ובכל מקרה יש להקפיד על העברת תכנים חדשניים ומרעננים ולא מסרים בהם נתקלו הנוכחים בכל בטאון משפטי. במידה והפרק הכולל בידור משלב מופע דוגמת סטנד–אפ כדאי לבקש מהבדרן המוזמן להתאים ולו חלק מן המופע לנוכחים ולעולם התוכן והשפה שלהם.
מרחב לעצמאים:
עורכי דין ומשפטנים בחלקם יגיעו כשכירים המייצגים משרד, ובחלקם שותפים, בעלים ועצמאים של מיזמים ומשרדים משפטיים. מומלץ ליצור מרחב ייחודי לעצמאים דוגמת עמדת ייעוץ עסקי ונטוורקינג, שתאפשר למקבלי ההחלטות ובעלי המשרדים לקבל ערך מוסף נוסף ולהוליד שיתופי פעולה אחרים.
תכנון הזמן:
מטרתם של כנסים מקצועיים, לרבות כנס משפטי לעורכי דין ומשפטנים, הוא יצירת פלטפורמה שתאפשר התקשרויות אישיות באופן בלתי אמצעי. על מנת שזה יקרה חשוב לספק לנוכחים מרחב להסתובב ולהתחכך, להכיר וליצור קשרים ללא לחץ של זמן. מומלץ לחלק את האירוע למספר שלבים, כאשר זמן ההתחלה וההתכנסות יוקדש למטרה זאת, לצד זמן נוסף לקראת סיום האירוע, בו יוכלו האורחים להחליף רשמים אודות האירוע.
הענקת שי:
כנסים משפטיים מתאפיינים ברמה גבוהה והקפדה על איכות הכנס והתכנים המועברים בו, ומקובל מאוד להעניק שי בעל ערך למשתתפים. ספר מתחום החוק והמשפט הנוגע בתחומי העיסוק של המשתתפים יהווה מתנה ראויה. ניתן לספק מספר אפשרויות של ספרים לבחירה על פי תחומי עיסוק ונושא. ספר כזה יכול גם לספק העשרה נוספת לנושאים שנידונו בכנס.
מיתוג ופרסום:
ביצירה של כנס מקצועי הפרסום חשוב מאוד לרישום המשתתפים לכנס ולצרכי מיתוג. מומלץ לפרסם את הכנס לפחות חודשיים קודם למועד קיומו במספר ערוצים בניהם אתרי אינטרנט משפטיים, ביטאון, תפוצת מיילים וכדומה. יש לוודא כי אפשרות ההרשמה נגישה ונוחה בכל הערוצים.
